株式会社タイセイ・ハウジー法人本部
オペレーション事業部　東京事務センター　副センター長　横田友紀さま

社宅管理の分野において優良企業からの受託数業界NO.1のリーディングカンパニーである株式会社タイセイ・ハウジーさま。しかし賃貸管理業務で扱う契約書は紙原本中心、事務所内の保管スペースが拡張し、管理に手間がかかっている状況でした。移転を機に実施した業務フローの見直しにより、賃貸管理業務に伴う契約書管理にかかる時間を削減。２０２１年のサービス導入から現在まで、より効率的な管理の実現に向けサービスを最新化しています。

今回は、タイセイ・ハウジーの東京事務センター副センター長である横田さまに、移転当時の背景から現在までをお伺いしました。

※インタビュー中は社名の一部を省略し、タイセイ・ハウジーさまを「タイセイ」さま、「東京レコードマネジメント」を「TRM」で記載させていただきます。
※インタビュアー：東京レコードマネジメント 真壁

TRM真壁：弊社にご相談される前にはどのような課題を感じていましたか？

タイセイ 横田さま：多様な企業様の賃貸借契約書をキャビネットに保管し、管理するということをこれまで行っていたのですが、事務所を移転することになり、キャビネットを減らさなきゃいけないという課題がありました。当時はキャビネットが５０台もあり、「計画的にキャビネットを減らすには倉庫に預けるしかないね」という話をしていました。

TRM真壁：キャビネット５０台分の賃貸借契約書って相当な数ありますよね。管理されるのはかなり大変だったんじゃないでしょうか。

タイセイ 横田さま：そうですね。賃貸借契約書は業務の起点になるものですから、契約書を収納するためにファイルを一つ作って、キャビネット５０台の中で契約書が行方不明にならないように見出しを付けて管理していました。ですが、見出しは手書きだったり、収納するにも時間がかかるし、探すときも時間がかかったりしていました。

TRM真壁：ファイルを探すときは誰かに頼んだりしていたのでしょうか？

タイセイ 横田さま：誰か担当の管理下でやっているというよりは、みんながそれぞれキャビネットに入れたり戻したりという作業をすることが多かったです。弊社は解約申し込み・更新手続き・駐車場契約など分業していますので、担当者が変わる場合と、同じ担当者が戻す場合と様々でした。ファイルを戻す場所を誰かが間違えてしまうと、探す時間が増えてしまうので、そういったところが課題でもありましたね。

TRM真壁：全員で場所をしっかり把握していないと大変ですね。新しく入ってきた人は覚えるのが大変だったんじゃないでしょうか。

タイセイ 横田さま：そうですね、新しく入ってきた人にはまず「こういう風に並んでいるから、そこから探してきてね」という説明をしていました。

TRM真壁：戻すときに時間がかかるということでしたが、「負担だなあ」「残業しちゃうかも」というような悩みもありましたか？

タイセイ 横田さま：そうです、そうです！例えば……年度末の時期ですと、物件を解約してくださいという申し入れが１日１００件程度あるんですが、そうなると１００件分のファイルを探しに行かないといけない。解約のお申込みはその日のうちに対応しないといけないお仕事で、すべてファイルを探すところからスタートになりますから、一冊２～３分で探せたとしても積み重なると大変でした。残業というよりも、ファイルが無いとまずお仕事が始められませんでした。

TRM真壁：実際にサービスをご利用されてみていかがですか？

タイセイ 横田さま：「ファイルを探さなきゃ！」ということが無くなったので、従業員の皆さんの動きがかなり変わりましたね。契約書が生まれたらすぐに外部へ預け入れる業務フローを作ることができたので、ほとんど契約書原本に頼らないで運用できる環境にできました。

TRM真壁：ご自身のコア業務にかけられる時間も増えていそうですね。

タイセイ 横田さま：そうですね。ファイルを探すといった時間が無くなったので。だいぶ時間は短縮されたんじゃないかなと思います。皆さん業務が楽になったって言っていますね。

TRM真壁：弊社を知っていただいたきっかけは何だったのでしょうか。

タイセイ 横田さま：以前から御社の外部保存サービスを利用していて、解約済みの契約書ファイルの保管と溶解処理をお願いしていました。こういった経緯もあったので、解約済みに限らず、新規契約後の契約書について、預け入れたあともしっかり管理できるような、そういうソリューションをご提案いただけないですか？とお声がけさせていただきました。

TRM真壁：多くの倉庫会社がある中で、弊社を選んでいただけた決め手は何だったのでしょうか？

タイセイ 横田さま：御社含めて３社ほどお声がけし、それぞれご提案いただきましたが、システムとセットになったパッケージサービスをご提案されることがほとんどでした。御社は独自のシステムではなく、私たちが「こうやりたいんです」と言うと「じゃあこうすればできますかね」と、色々な仕様を組んで柔軟に対応してくれました。サービスを一から作って提案してくれたところが決め手でしたね。

TRM真壁：仕様を組む時にはどのような点を重視したのでしょうか。

タイセイ 横田さま：弊社の運用に合わせて行えることを重視しました。元々、業務で使用している管理アプリがあったので、そのまま連携させることができ、新たな作業を発生させずに済みました。

TRM真壁：弊社では独自のシステムは持っていませんが、お客さまの業務や既にお持ちのシステム、ご要望に合わせてサービスを設計できることが強みですので、そこがマッチできたのはとても嬉しいです。

TRM真壁：サービス導入で印象に残っている出来事や、「想像とは違ったかも」ということはありますか？

タイセイ 横田さま：仕様作成の際に細かく決めることができたので、作業に関して齟齬は無かったです。預け入れる契約書をチェックしに来てくださる方や、毎月の請求内容も拝見しているんですけど、ものすごく真面目で丁寧にやってくれているという印象です。すごく細かくチェックしてくださっていますし、保存箱に封緘テープもきっちり張ってくださるので、安心感につながっています。

TRM真壁：ありがとうございます。弊社はお客さまの重要な書類をお預かりするということに責任を持っていますので、担当者も喜ぶと思います。

TRM真壁：２０２１年から継続して弊社サービスをご利用いただいていますが、御社の中でどのような役割を果たしていると思いますか？

タイセイ 横田さま：不動産業界にも電子押印、電子契約は浸透してきているのですが、まだまだ紙が生まれてきています。仕方のないことではあるのですが、日々、ゴム印を押す作業も発生しています。昔は契約書の原本が無ければいけないという意識が結構強くて。私の部署は１３０名という大所帯で、この仕事を長く続けている方も多くいらっしゃいますから、なかなか昔からのやり方を変えられないというか、メスを入れにくいというか。なかなか電子化に踏み切れないまま運用を続けていました。移転にあたっていざ電子化して、御社の倉庫にお預けしてから半年ぐらいで皆さんの意識が大分変わりました。契約書は生まれてすぐ倉庫に行ってしまうので。

TRM真壁：原本でなければいけないという慣れじゃないですけど、安心感もありますし、手放せなかったという状況もあったと思います。そういった昔からの意識を弊社の方で払拭できたというか、新しい働き方へ移行するお手伝いができたのは良かったです。

TRM真壁：今後の展望があればお聞かせください。

タイセイ 横田さま：「何か気になることありますか」って聞いてくださるので、都度お伝えしています。以前は預け入れている契約書原本が必要な時に、1箱単位での貸し出しだったので、取り寄せした段ボールが事務所内に滞留してしまうことがありました。それをお伝えしたところ、預け入れた契約書ファイルを一冊ずつ取り寄せられるサービスも新たに開始していただきました。現在は電子化の部分からすべて御社にお願いするフローをご提案いただいています。今までは電子化を自社で実施していて、移転時に一度ほぼ無くなったんですが、毎日生まれてしまうものなので、電子化待ちの契約書が溜まり気味になってきてしまいました。そういったところを解決していただきたいなと思っています。

TRM真壁：ありがとうございます。今後もお任せいただければと思います。

タイセイ 横田さま：そうですね。サービスを常に最新化じゃないですけど、ブラッシュアップして、良いものをお互いにできたらいいなと。良い関係を続けていければ良いなと思っています。

TRM真壁：それはぜひ、よろしくお願いします。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。