都心へのアクセスがよく北総地域の中核となる千葉ニュータウン中央駅から徒歩１分という立地で、娯楽・飲品・美容・健康と、生活に密着したサービスで地元愛溢れる運営を行っている千葉ニュータウン中央駅前センタービルさま。所有ビルの図面は紙で管理していましたが、テナント入れ替えや業者への依頼に伴う図面の共有によって年々劣化している状況でした。ビル設備と図面を熟知し、長年管理に携わってこられた方の定年を機に電子化を実施し、紙図面の劣化を防止。さらに、電子データを十分に活かせるよう、保管方法を工夫することで使い勝手が大幅に向上しました。
今回は、千葉ニュータウン駅前センタービルの板橋さま、武藤さまにサービスを利用いただいた感想をお伺いしました。
※インタビュー中は社名の一部を省略し、千葉ニュータウン駅前センタービルさまを「千葉NT」さま、「東京レコードマネジメント」を「TRM」で記載させていただきます。
※インタビュアー：東京レコードマネジメント 真壁

TRM真壁： TRMにご相談される前、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

千葉NT板橋さま：管理しているビルの図面がかなり古くなっていて、何度も使用しているうちにボロボロになってしまったんです。紙図面なので使い勝手もイマイチで。今後に向けてデータ化した方が良いのかなと思っていました。

TRM真壁：使い勝手がイマイチということですが、図面はどのように利用されていたのでしょうか。

千葉NT武藤さま：テナントの入れ替えに伴って業者さんへ工事を依頼する際、必要な図面をコピーしたり郵送したりして使っていました。一部分が必要なときは複写機でコピーしたものをお渡ししていたんですが、うちにある複写機はＡ３サイズまでしかコピーできないんです。Ａ１みたいな大判の図面をぐるぐる回しながら分割コピーして、貼り合わせて、という作業をするのが大変でした。全体の図面が必要なときは製本された図面をそっくり郵送で貸し出すこともしていましたが、その間に背の部分の接着剤が剥がれてきて、ボロボロになってしまったんです。

TRM真壁：長年使用されてきた図面だったんですね。

千葉NT武藤さま：これまで３０年、私がほぼ一人で図面を扱ってきたんですが、これからは板橋に引き継ぐことになるので、そのあたりの整理も含めてどうしようかと。

千葉NT板橋さま：そうですね。武藤さんが定年になるということで、引き継ぎの話がありました。武藤さんは長年担当されていて、ビルの設備にもかなり詳しいんです。図面もほとんど頭に入っていて、とても頼りになる方だったのですが、これからは私が業者さんにうまく説明してやりとりしなければならない。それで、図面をちゃんと使える状態にしておきたかったのもあります。

TRM真壁：これまでは熟知されている方がいたけれど、今後の板橋さんご自身での対応も考えられて、電子化をご検討されていたんですね。

TRM真壁：ご依頼いただいた経緯と最終的な決定打を教えてください。

千葉NT板橋さま：東京電力さんからのご紹介で御社を知りました。実際に打ち合わせしていく中で予算に合わせながら色々と要望にも応えてくださったので、お願いしました。

千葉NT武藤さま：当時は電子化がどんなものか分からないし、自分で探してどんな業者に当たるのかも分からなかったから。電気屋さんを探すのとはちょっとわけが違っているので、悩んでいた所にタイミングよく来てくれてありがたかったです。

TRM真壁：普段なかなか接点がない分野だと戸惑いますよね。弊社にご依頼いただく時には、不安な点は無かったですか？

千葉NT板橋さま：そうですね。御社に心配は感じていませんでした。

TRM真壁：業者選びに不安を感じられていた中でも我々を信頼いただけたということですね。ありがとうございます。弊社はこれまで東京電力グループにおいて図面管理を担ってきた経験から、図面の取り扱いにも強みがあると思います。

TRM真壁：電子化されたデータをご利用されてみて、率直なご感想はいかがですか？

千葉NT武藤さま：紙の図面を探して取り出して、パラパラ見ていた時よりすぐに確認できました。拡大もできて良いですね。

TRM真壁：古い図面だと文字がかすれて読みにくくなることもあるので、拡大して見られるのは良いですよね。

千葉NT武藤さま：あとは、要望があったときにすぐ図面を渡せる状態になったと思います。テナントさんに渡した後、さらに工事業者さんへ渡すこともあるでしょうから、紙の時に比べて図面の共有がかなりスムーズになったと思います。

TRM真壁：かなり有益に使っていただいているという感じですかね。

千葉NT武藤さま：そうですね。あと、私の要望でフォルダを見るだけでビルの工事やテナントの履歴が分かるよう工夫していただきましたが、そのおかげでCADデータを作っていただくこともラクになりました。過去の工事履歴含めて現状の姿があることを理解していないと、きれいにトレースできなかったりするので。特にうちのビルの場合は、１０年以上利用してくれていたテナントさんから別のテナントさんにガラッと変わったタイミングで大改造した経緯があります。そうでなくても、新しいテナントさんが入居されて、部屋割りを変えるだけでも排煙設備なんかは変わりやすいですから、過去の工事を追いやすいのは便利ですね。

TRM真壁：今後弊社に期待されていることはありますか？

千葉NT板橋さま：今後新たなテナントが入る時に部屋割りを変更するので、その際に発生する図面も電子化していただく必要があると思っています。

千葉NT武藤さま：あとは、今後の図面管理方法ですかね。今回はビルの工事・テナントの履歴を追えるようにフォルダを作ってもらいましたが、今後の工事で発生する図面をどうするのか考える必要があると思っています。最近は依頼先から図面を電子データでいただくことも多いので、それをどうやって今までの図面に付け加えていくのか。その辺の処理をどうすればいいのか。考えていただけたらなと思います。

TRM真壁：今までと、これからと、しっかり管理できればビルの安全にもつながりますね。

千葉NT武藤さま：このビルはかなりしっかりしているので、今後も長く使っていく想定です。大規模な工事はあまりないと思いますが、小さな改修でも最新の図面をきちんと管理できていないと、後々大変になりますからね。

TRM真壁：電子化も、管理方法のご提案もお任せください。本日は貴重なお話をありがとうございました。